Cómo usar el Sistema de Inventario

El sistema de inventario de Foo te permite llevar un control preciso de los ingredientes, costos y movimientos de tu restaurante. En esta guía te explicamos paso a paso cómo usar cada una de las funciones disponibles desde el panel de socio.

Acceder al Inventario

1. Inicia sesión en el panel de socio (partner dashboard).
2. En el menú lateral izquierdo, busca Inventario (icono de cajas).
3. Verás las pestañas de navegación: Ingredientes, Recetas, Compras, Proveedores, Conteos, Merma, Costo y Movimientos.

Ingredientes

Los ingredientes son las materias primas de tu restaurante: carne, verduras, aceites, especias, etc. Son la base de todo el sistema de inventario.

Ver lista de ingredientes

1. Ve a Inventario → Ingredientes (se abre por defecto).
2. Verás una tabla con: nombre, SKU, unidad, costo, categoría, stock total y estado.
3. Los ingredientes con stock bajo aparecen resaltados en rojo o amarillo para que puedas actuar rápidamente.

Crear un ingrediente nuevo

1. Haz clic en el botón "Nuevo Ingrediente" (esquina superior derecha).
2. Llena los campos del formulario:
   • Nombre (obligatorio) — Ej. "Pechuga de pollo"
   • Nombre en inglés (opcional) — Ej. "Chicken breast"
   • SKU — Código de barras o código interno
   • Unidad (obligatorio) — kg, g, pz, l, ml, etc.
   • Costo — Precio por unidad de medida
   • Categoría — Proteínas, lácteos, verduras, etc.
   • Umbral de stock bajo — Cantidad mínima antes de mostrar alerta
   • Punto de reorden — Cantidad en la que debes hacer un nuevo pedido
3. Haz clic en Guardar.

Editar un ingrediente

En la lista de ingredientes, haz clic en la fila del ingrediente que quieras editar, modifica los campos necesarios y haz clic en Guardar.

Ajustar stock manualmente

Cuando necesites corregir el stock de un ingrediente (por ejemplo, después de un conteo rápido):

1. Abre el ingrediente (clic en la fila).
2. En la sección de stock por ubicación, verás las cantidades actuales por sucursal y ubicación.
3. Ingresa la nueva cantidad real.
4. Agrega una nota explicando el motivo del ajuste.
5. Haz clic en Ajustar.

El sistema calculará la diferencia automáticamente y creará un movimiento de tipo "ajuste" en el historial.

Conversiones de unidad

Si un ingrediente se compra en una unidad (ej. "caja") pero se usa en otra (ej. "pz"):

1. En la pantalla de edición del ingrediente, busca la sección Conversiones.
2. Haz clic en Agregar conversión.
3. Selecciona la unidad de origen, la unidad de destino y el factor de conversión.
   Ejemplo: 1 caja = 24 piezas → factor = 24
4. Guarda la conversión.

Recetas

Las recetas conectan los productos del menú con los ingredientes del inventario. Cuando se vende un producto, el sistema sabe exactamente qué ingredientes descontar.

Ver recetas

1. Ve a Inventario → Recetas.
2. Verás: producto, tamaño (si aplica), número de ingredientes, costo de alimento y estado.
3. En la parte superior aparece un contador de "Productos sin receta" — estos productos no descuentan inventario al venderse.

Crear una receta

1. Haz clic en "Nueva Receta".
2. Selecciona el producto del menú (búsqueda por nombre).
3. Si el producto tiene tamaños (chico, mediano, grande), selecciona el tamaño. Cada tamaño necesita su propia receta.
4. Agrega ingredientes a la receta:
   • Busca y selecciona el ingrediente.
   • Ingresa la cantidad por porción.
   • Selecciona la unidad.
   • Marca si es opcional (ingredientes que el cliente puede quitar, como lechuga en una hamburguesa).
   • Ajusta el factor de desperdicio si hay pérdida en preparación (1.0 = sin desperdicio, 1.1 = 10% extra).
5. Haz clic en + Agregar para más ingredientes.
6. En la parte inferior verás el costo de alimento calculado vs el precio de venta y el margen.
7. Haz clic en Guardar Receta.

Descuento automático de inventario

Una vez que un producto tiene receta, cada vez que se vende (en POS o en la app):

• El sistema calcula los ingredientes necesarios según la receta.
• Si el cliente quitó un ingrediente opcional, ese ingrediente no se descuenta.
• Se crea un movimiento de tipo Venta en el historial por cada ingrediente.
• Si la orden se cancela, el stock se devuelve automáticamente (movimiento Devolución).

Compras y Proveedores

Registrar proveedores

1. Ve a Inventario → Proveedores.
2. Haz clic en "Nuevo Proveedor".
3. Llena: nombre, contacto, teléfono, email, dirección, notas.
4. Vincula ingredientes al proveedor:
   • Busca el ingrediente.
   • Ingresa el precio por unidad, unidad de compra, cantidad mínima y días de entrega.
   • Marca como "Preferido" si es tu proveedor principal para ese ingrediente.
5. Guarda.

Crear una orden de compra

1. Ve a Inventario → Compras.
2. Haz clic en "Nueva Orden".
3. Selecciona el proveedor y la sucursal.
4. Agrega líneas de ingredientes:
   • Selecciona el ingrediente (el precio se auto-llena del catálogo del proveedor).
   • Ingresa la cantidad.
   • El total por línea se calcula automáticamente.
5. El sistema muestra: subtotal, IVA (16%) y total.
6. Elige una opción:
   • Guardar Borrador — Guarda sin enviar.
   • Enviar — Marca la orden como "Enviada" al proveedor.

Compra sugerida

El sistema puede sugerirte qué comprar automáticamente:

1. En la pestaña Compras, haz clic en "Compra Sugerida".
2. Verás los ingredientes que están por debajo del punto de reorden, con el stock actual, la cantidad sugerida y el proveedor preferido con su precio.

Recibir Entregas

Cuando llega una entrega del proveedor:

1. Ve a Inventario → Compras.
2. Busca la orden de compra con estado "Enviada" o "Parcial".
3. Haz clic en la orden para ver el detalle.
4. Haz clic en "Recibir Entrega".
5. Para cada línea del pedido:
   • Ingresa la cantidad recibida (puede ser menor al pedido si faltó algo).
   • Ingresa la cantidad dañada (producto que llegó en mal estado).
   • Agrega notas si es necesario.
6. Haz clic en "Confirmar Recepción".

Lo que sucede automáticamente:

• Se crean movimientos de tipo Compra en el inventario.
• El stock de cada ingrediente aumenta según la cantidad recibida.
• El costo del ingrediente se actualiza al precio de compra más reciente.
• Si no se recibió todo, la orden cambia a estado "Parcial" (puedes recibir el resto después).
• Si se recibió todo, la orden cambia a "Recibida".

Conteos de Inventario

Los conteos sirven para verificar que el stock del sistema coincide con el stock físico real. Se recomienda hacer conteos al menos una vez por semana.

Iniciar un conteo

1. Ve a Inventario → Conteos.
2. Haz clic en "Nuevo Conteo".
3. Selecciona:
   • Sucursal — En qué sucursal vas a contar.
   • Tipo de conteo:
     • Completo — Todos los ingredientes activos.
     • Rápido — Solo los ingredientes que selecciones manualmente.
     • Por Categoría — Solo los ingredientes de una categoría específica (ej. "proteínas").
4. Haz clic en "Iniciar Conteo".

Realizar el conteo

1. El sistema muestra una tabla con todos los ingredientes a contar.
2. Para cada ingrediente verás la cantidad esperada (según el sistema).
3. Cuenta físicamente el ingrediente en tu almacén/cocina.
4. Ingresa la cantidad contada (la cantidad real).
5. Si hay diferencia, el sistema resalta la varianza:
   • Rojo — Falta mucho producto (posible robo, merma no registrada o error).
   • Amarillo — Diferencia moderada.
6. Para cada ingrediente con varianza, selecciona una razón:
   • Merma / Caducidad
   • Robo / Faltante
   • Pérdida en Preparación
   • Error de Conteo
   • Otro
7. Opcionalmente agrega notas explicativas.

Finalizar el conteo

1. Revisa todas las cantidades.
2. Haz clic en "Enviar Conteo".
3. El sistema:
   • Calcula la varianza por ingrediente.
   • Crea movimientos de Ajuste para sincronizar el stock del sistema con el conteo físico.
   • Muestra un resumen con el costo total de la varianza.

Registrar Merma (Desperdicio)

La merma es cuando se pierde producto por razones distintas a una venta normal: producto caducado, quemado, sobrantes de preparación, platos devueltos, etc.

Registrar una merma

1. Ve a Inventario → Merma.
2. Haz clic en "Registrar Merma".
3. Llena el formulario:
   • Ingrediente — El sistema muestra el stock actual.
   • Sucursal — Dónde ocurrió la merma.
   • Cantidad — Cuánto se perdió (en la unidad del ingrediente).
   • Ubicación — Cocina, barra, congelador, almacén u otro.
   • Razón (obligatorio):
     • Caducado — Producto que venció.
     • Quemado — Se quemó durante la preparación.
     • Sobrante de Preparación — Sobrante no reutilizable.
     • Plato Devuelto — El cliente devolvió un plato.
     • Dañado — Empaque roto, aplastado, etc.
     • Otro — Cualquier otra razón.
   • Notas — Detalles adicionales (opcional).
4. El sistema muestra una estimación del costo de la merma (cantidad × costo por unidad).
5. Haz clic en "Registrar Merma".

Ver reporte de merma

1. Ve a Inventario → Merma.
2. Ajusta los filtros:
   • Fechas — Selecciona el periodo (por defecto muestra el mes actual).
   • Sucursal — Filtra por sucursal o ve todas.
3. Verás:
   • Tarjetas resumen — Costo total de merma, total de registros, ingrediente más desperdiciado.
   • Tabla por razón — Cuántos registros y cuánto costó cada tipo de merma.
   • Tabla por ingrediente — Qué ingredientes se desperdician más, con cantidad, unidad y costo.

Costo de Alimentos

1. Ve a Inventario → Costo.
2. Verás una tabla con todos los productos que tienen receta:
   • Producto — Nombre del platillo.
   • Precio de venta — Lo que cobra el restaurante.
   • Costo de alimento — Lo que cuestan los ingredientes.
   • Margen — Ganancia en pesos.
   • Margen % — Porcentaje de ganancia.
3. Los márgenes están codificados por color:
   • Rojo (< 30%) — Margen muy bajo, revisa el precio o la receta.
   • Amarillo (30-50%) — Margen aceptable.
   • Verde (> 50%) — Buen margen.

Historial de Movimientos

El historial de movimientos es el registro completo de todo lo que entra y sale del inventario — como un libro de contabilidad para tus ingredientes.

1. Ve a Inventario → Movimientos.
2. Puedes filtrar por:
   • Ingrediente — Movimientos de un ingrediente específico.
   • Sucursal — Filtrar por sucursal.
   • Tipo de movimiento — Venta, Compra, Merma, Ajuste, Transferencia, Producción, Devolución.
   • Fechas — Rango de fechas.

Cada movimiento muestra: fecha y hora, ingrediente, cambio de cantidad (+/- con color), tipo, referencia (número de orden o compra), ubicación, costo por unidad y notas.

Tipos de movimiento

Flujo Diario Recomendado

Al abrir el restaurante

1. Revisa las alertas de stock bajo en la pestaña de Ingredientes.
2. Si hay ingredientes por debajo del punto de reorden, crea una orden de compra.

Durante el servicio

• El inventario se descuenta automáticamente con cada venta (si los productos tienen recetas).
• Si hay producto que se dañó o venció, regístralo como Merma inmediatamente.

Al recibir una entrega

1. Ve a Compras → busca la orden.
2. Haz clic en "Recibir Entrega".
3. Ingresa las cantidades recibidas y dañadas.
4. Confirma la recepción.

Al cerrar el restaurante

• Si es día de conteo (se recomienda 1-2 veces por semana), haz un conteo rápido de los ingredientes clave.
• Registra cualquier merma que no se haya reportado durante el día.

Fin de semana / Fin de mes

1. Revisa el Reporte de Merma del periodo.
2. Revisa el Costo de Alimentos para identificar productos con márgenes bajos.
3. Haz un conteo completo de inventario.

Preguntas Frecuentes

¿Qué pasa si vendo un producto que no tiene receta?

El inventario no se afecta. Solo los productos con receta descuentan ingredientes automáticamente. Revisa la pestaña de Recetas para ver los "Productos sin receta".

¿Puedo hacer un conteo parcial?

Sí. Usa el tipo de conteo "Rápido" y selecciona solo los ingredientes que quieras contar, o usa "Por Categoría" para contar solo una categoría (ej. proteínas).

¿Qué pasa si recibí más producto del que pedí?

Ingresa la cantidad real recibida. El sistema solo agrega al inventario lo que realmente recibiste, sin importar lo que decía la orden de compra.

¿Cómo corrijo un error en el stock?

Ve al ingrediente, en la sección de stock, ingresa la cantidad correcta y haz clic en "Ajustar". El sistema crea un movimiento de ajuste automáticamente.

¿Puedo ver quién hizo un movimiento?

Sí, el historial de movimientos registra el usuario que realizó cada acción.

¿El inventario funciona con múltiples sucursales?

Sí. Cada sucursal tiene su propio stock. Puedes filtrar por sucursal en todas las pantallas y transferir stock entre sucursales.